Samenwerking in de zorgketen

Pluriform Software heeft samen met het Zorgnetwerk Midden-Brabant (ZMBR) en de Rivas Zorggroep een informatiesysteem voor de ketenzorg gerealiseerd. Het Patiëntvolgsysteem (PVS) bevat overdrachtsdossiers en alle logistieke informatie over de gehele zorgketen die een patient doorloopt (opname, revalidatie, thuiszorg), en is toegankelijk via een beveiligde Internet verbinding voor de betreffende zorgverleners. Initieel werd PVS ingezet voor de CVA-zorgketen. Vanaf 2005 wordt PVS voor alle zorgketens gebruikt, zoals nu ook in het AZM. Uitbreidingen voor COPD staan op de planning.

De ketenregistratiegegevens vormen de input voor managementinformatie over ondermeer de doorstroming van patiënten van ziekenhuis naar vervolginstellingen en verder, de vertragende factoren in de doorstroming en de te beïnvloeden procedures ter bevordering van de doorstroming.

PVS helpt het aantal 'verkeerdbeddagen' te verminderen. Volgens Wim van Geffen, directeur ZMBR resulteert het gebruik van PVS in een betere doorstroming en daarmee een significante kostenreductie. "PVS bespaart bijvoorbeeld in de CVA-zorgketen 2 ligdagen per patiënt. Met 700 CVA-patienten per jaar komt dit neer op 1400 ligdagen á €400,- ". Een jaarlijkse besparing van ruim €500.000,- in één regio.

In 2006 is PVS uitgebreid met een module voor het vastleggen en overdragen van zorginhoudelijke informatie. Dit zogenaamde elektronisch transmuraal overdrachtsdossier (eTOD), wordt gebruikt om de meer dan 20 soorten papieren formulieren die in de CVA-keten gebruikt worden te vervangen én te vereenvoudigen.

Voor meer informatie bezoek de Community Samenwerking in de zorgketen

Forms

In een zorgnetwerk worden veel medische gegevens gedeeld. Meestal gebeurt dat nog met papieren dossiers waardoor informatie niet of te laat bij een vervolginstelling komt. Ook is de kans op dubbele informatie in de verschillende gebruikte formulieren groot met de bijbehorende kans op fouten.

Het Zorgnetwerk Midden-Brabant (ZMBR) heeft om die redenen besloten om de meer dan 20 soorten papieren formulieren die in de CVA-keten gebruikt worden te vervangen door een elektronisch transmuraal overdrachtdossier (eTOD). De hiervoor benodigde functionaliteit is gebouwd als integraal onderdeel van Pluriform Zorg en werkt naadloos samen met de reeds aanwezige functionaliteit voor ketenlogistiek.

Formulieren-editor

Om eenvoudig formulieren toe te kunnen voegen en wijzigen, is er een speciale Formulieren-editor ontwikkeld. De formulieren-editor biedt de mogelijkheid om eindgebruikers zelf de opbouw van formulieren te laten bepalen en definiëren.

Voor wijzigingen in bestaande formulieren en het aanmaken van nieuwe formulieren heeft u
geen programmeur of consultant meer nodig. U kunt zelf op flexibele wijze de formulieren aanpassen aan de wensen van de zorgketen.

De formulieren-editor wordt met name ingezet om formulieren voor de CVA-keten mee aan te maken, maar kan ook worden ingezet om formulieren aan te maken voor dossiers van andere patiëntcategorieën.

Privacy van patiëntgegevens

Omdat in het elektronisch transmuraal overdrachtsdossier (eTOD) medische gegevens van patiënten worden geregistreerd, is het van groot belang dat de privacy van deze patiëntgegevens gewaarborgd wordt.

De inzage in patiëntdossiers is zo ingericht, dat alleen zorgprofessionals die een behandelrelatie met een patiënt hebben, zijn of haar dossier mogen raadplegen en wijzigen.

Ook wordt hierbij onderscheid gemaakt tussen de verschillende zorgverleners binnen één behandelteam (één zorginstelling). Zo is een aantal formulieren alleen in te vullen door neurologen en zijn andere formulieren alleen in te vullen door bijvoorbeeld logopedisten of ergotherapeuten. En veelal mag de neuroloog de medicatielijst goedkeuren. Per formulier kunt u instellen welke disciplines geautoriseerd zijn om het betreffende formulier te registreren.

Informatie delen binnen de keten

Bij de fysieke overdracht van een patiënt naar een vervolginstelling, wordt ook het dossier overgedragen. Daarmee wordt het dossier beschikbaar voor de vervolginstelling en hebben de betrokken professionals inzage in de ingevulde formulieren.

Naast deze gestructureerde informatie-overdracht is het ook mogelijk om op ad-hoc basis te communiceren met andere zorgprofessionals over een bepaalde patiënt. U kunt actiepunten en opmerkingen richten aan álle professionals die betrokken zijn bij de patiënt; dit zijn dus niet alleen de professionals binnen uw eigen instelling, maar ook die van andere betrokken instellingen.

Zo kan een neuroloog uit een ziekenhuis - vanuit het systeem - in contact treden met de huisarts om te overleggen over een bepaalde patiënt. De huisarts krijgt vervolgens een melding dat er nieuwe informatie of een nieuwe actie voor hem beschikbaar is.

Patiëntgegevens registreren

Een belangrijk onderdeel van het PVS betreft het registreren van patiëntgegevens.
In het patiëntscherm registreert u onder andere de algemene gegevens van de patiënt, zoals naam en adres. Daarnaast kan ook de huisarts ingevuld worden. In de regio Tilburg wordt deze huisartsregistratie gebruikt voor het afhandelen van huisartsoproepen. Per huisarts kan een overzicht worden gemaakt welke patienten opgeroepen dienen te worden voor een controle-afspraak.

Het registreren van patiënten zal binnenkort voor een groot deel automatisch gebeuren.
Het PVS zal gekoppeld worden aan de bestaande ziekenhuis informatiesystemen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van HL7 berichten, de berichtenstandaard voor de zorg.

Opnamegegevens vastleggen

Gegevens met betrekking tot opnames kunt u registeren op het opnamescherm. Hier worden onder andere zorginstelling, afdeling, opname- en ontslagdatum vastgelegd. Daarnaast is het mogelijk om per ziektebeeld extra gegevens bij de opname vast te leggen. Bij het registreren van een CVA-opname verschijnen bijvoorbeeld extra velden als trombolyse tijden en datum en tijd van optreden CVA.

Transfer aanmelden

Zodra bekend is dat een patiënt de zorginstelling zal verlaten, wordt er een transfer geregistreerd bij de betreffende patiënt. In deze transfer wordt vastgelegd welk vervolg van toepassing is voor de patiënt. De patiënt kan naar een vervolginstelling gaan (binnen of buiten de regio) of de patiënt kan bijvoorbeeld naar huis gaan (met of zonder thuiszorg).

Een belangrijke doelstelling van het Patiëntvolgsysteem is het meten van doorlooptijden binnen de keten. Daarom wordt bij het aanmelden van een transfer een aantal datumvelden geregistreerd zoals ontslagdatum, datum medisch gereed en datum doorstroombesluit.

Dit maakt het mogelijk om uitgebreide analyses uit te voeren op bijvoorbeeld verkeerd-bed-dagen en om andere managementrapportages te genereren. Hiermee is het PVS een belangrijk instrument voor het verbeteren van het zorgproces.